Afrapportering for projekter: Regnskab og projektrapport

Følgende krav og retningslinjer gælder for afrapportering af projekter støttet af skoleudviklings-, folkeoplysnings-, og mangfoldighedspuljen. Regnskabskrav for de øvrige puljer findes under hver enkelt puljebeskrivelse. Se alle Folkehøjskolernes Forening i Danmarks (FFD) puljer her: 

For at få udbetalt det bevilligede projekttilskud, skal der indsendes en afrapportering, som, afhængigt af tilskuddets størrelse, enten består af en tro- og loveerklæring eller et regnskab samt en rapport. Afrapporteringen skal sendes til både FFD’s sekretariats hovedmail (kontor@ffd.dk) og til sekretæren for bevillingsudvalget senest to måneder efter projektperiodens afslutning. 

Hvis højskolen har modtaget et projekttilskud på 100.000 kr. eller derunder består afrapporteringen af: 

  1. En tro- og loveerklæring, hvori højskolen erklærer, at tilskuddet er anvendt fuldt ud til formålet og i overensstemmelse med eventuelle krav i bevillingsbrevet. FFD skal ikke modtage bilag, kvitteringer mv. ved afrapporteringen. Du finder skabelonen for tro- og loveerklæringen her

  2. En projektrapport, der dokumenterer forløbet af projektet. Den obligatoriske skabelon for projektrapporten findes her. 

Når afrapporteringen er indsendt, vil du modtage en kvittering på din e-mailadresse. Du skal ikke foretage dig mere. Sekretæren for bevillingsudvalget vil kontakte dig i forhold til evt. mangler ved afrapporteringen.  
 
Stikprøve 
Du skal være opmærksom på, at FFD udtager en andel af de projekter, som har modtaget et projekttilskud på 100.000 kr. eller derunder, til stikprøve. Vi kontakter dig, hvis højskolens projekt udtages til stikprøve. Hvis højskolens projekt bliver udtaget til stikprøve, vil FFD bede om et regnskab. Du skal derfor gemme kvitteringer mv. for projektet. Højskolen vil modtage vejledning herom, hvis det bliver relevant. 

Hvad vil det sige at afgive en tro- og loveerklæring? 
Når du afgiver erklæringen, står du inde for, at tilskuddet er anvendt til det formål, som det er bevilget til, og at eventuelle betingelser for anvendelse af tilskuddet er opfyldt. Betingelserne fremgår af tilsagnsbrevet.  

Har du ikke anvendt hele tilskuddet? 
Du skal skrive i erklæringen, hvor stor en del af tilskuddet du har anvendt. 

Hvis du ikke har anvendt hele tilskudsbeløbet, vil du få udbetalt det anvendte beløb. De resterende midler regnes som bortfald. 
 

Hvis højskolen har modtaget et projekttilskud på over 100.000 kr. består afrapporteringen af:

1. Et regnskab for hele projektperioden (uden bilag). Regnskabet skal være revideret af en statsautoriseret revisor, en registreret revisor eller et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.

Regnskabet skal indeholde:

  • Indtægter og udgifter
  • Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
  • Budgetposter fra ansøgningen skal være sammenlignelige med regnskabsposter
  • To underskrifter med dato: en fra tilskudsmodtager og en fra revisor

Regnskabet skal udarbejdes i den obligatoriske skabelon, som du finder her (Excel) 

2. En projektrapport, der dokumenterer forløbet af projektet. Den obligatoriske skabelon for projektrapporten findes her. 

Når ovenstående er indsendt, vil du modtage en kvittering for indsendelsen på din e-mailadresse. Du skal ikke foretage dig mere. Sekretæren for bevillingsudvalget vil kontakte dig i forhold til evt. mangler ved afrapporteringen 

For både projekter på under og over 100.000 kr. skal skolerne ikke indsende bilag, kvitteringer mv. sammen med en tro- og loveerklæring eller et regnskab. Men FFD kan bede om dokumentation for projektets økonomi i fem år fra udgangen af det år, hvor projektet er afsluttet. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode. 

Det er tilladt at afvige med op til 20 % i det godkendte budget ved at flytte midler mellem budgetposterne og/eller oprette nye budgetposter med mindre andre forhold er angivet i tilsagnsbrevet. Midlerne skal dog stadig anvendes i henhold til både formålet med selve puljen og formålet med projektet. 

Er der tale om større afvigelser, eller problemer med at gennemføre projektet, skal sekretæren for den pågældende pulje og bevillingsudvalg kontaktes.