Privatlivspolitik

Folkehøjskolernes Forening i Danmark (FFD)

1. Introduktion

Folkehøjskolernes Forening i Danmark (”FFD”, ”vi”, ”os”) behandler personoplysninger som led i vores arbejde med at varetage folkehøjskolernes interesser, administrere medlemsforhold, kurser, arrangementer samt puljer, stipendier og elevstøtte.

Vi lægger vægt på at behandle personoplysninger lovligt, rimeligt og gennemsigtigt i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan og hvorfor vi behandler personoplysninger, samt hvilke rettigheder du har. Politikken skal sikre, at du som registreret har et klart overblik over, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan de anvendes, og hvordan du kan gøre brug af dine rettigheder.

Politikken gælder for alle personer, hvis oplysninger vi behandler, herunder bl.a.:

• medlemmer og repræsentanter for medlemsskoler
• kursus- og mødedeltagere
• abonnenter på nyhedsbreve og information
• ansøgere til puljer, stipendier og elevstøtte
• brugere af vores digitale systemer og hjemmesider, herunder ffd.dk og hojskolerne.dk
• andre, der kontakter eller samarbejder med FFD

2. Dataansvarlig

Folkehøjskolernes Forening i Danmark er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Kontaktoplysninger:
Folkehøjskolernes Forening i Danmark
Nytorv 7, 1450 København K
E-mail: kontor@ffd.dk
CVR: 86993511
Telefon: 3336 4040

Henvendelser om personoplysninger og udøvelse af rettigheder kan ske via ovenstående kontaktoplysninger.

3. Supplerende vilkår og dokumenter

Denne privatlivspolitik beskriver FFDs behandling af personoplysninger efter GDPR.

I forbindelse med brug af visse ydelser gælder der også supplerende dokumenter, herunder:

• Vilkår for Membercare og Membersite, som regulerer brugen af vores medlemssystemer: Vilkår for Membercare og Membersite - FFD
• Handelsbetingelser, som regulerer køb, betaling og tilmeldinger: Handelsbetingelser - FFD

Disse dokumenter fastlægger de kontraktuelle rammer for brugen af vores ydelser.

Al behandling af personoplysninger sker altid i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og gældende databeskyttelsesregler, uanset hvilket supplerende dokument der henvises til.

4. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor

4.1 Almindelige kontakt- og identitetsoplysninger

Vi behandler fx navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse og arbejdsmæssig tilknytning, når du:

• kontakter os
• deltager i arrangementer
• tilmelder dig nyhedsbreve
• repræsenterer en medlemsskole

Formål: Kommunikation, administration og opfølgning
Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b (aftale) eller f (legitim interesse)

Tilmelding til nyhedsbreve og elektronisk kommunikation med markedsføringsindhold sker altid på baggrund af dit forudgående samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a og markedsføringslovgivningen. Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevet via link i e-mails.

4.2 Medlems- og kursusadministration

For medlemmer og kursusdeltagere behandler vi oplysninger om medlemskab, tilmeldinger, betalinger, deltagelse og brug af medlemssystemer.

Formål: Administration af medlemskab, kurser og arrangementer
Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b (aftale) og c (retlig forpligtelse)

4.3 Ansøgninger til puljer, stipendier og elevstøtte

Når du ansøger om puljer, stipendier eller elevstøtte, behandler vi de oplysninger, du selv afgiver, herunder:

• kontaktoplysninger
• oplysninger om uddannelsesforløb eller ophold
• økonomiske oplysninger
• ansøgningstekst og eventuelle bilag
• CPR-nr.

Formål: Behandling, vurdering og administration af ansøgninger samt eventuel udbetaling af støtte.

Retsgrundlag: Behandlingen sker på følgende grundlag:

• GDPR art. 6, stk. 1, litra a (samtykke)
• GDPR art. 6, stk. 1, litra b (behandling nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale)
• GDPR art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), i det omfang behandlingen følger af gældende regler
• GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at kunne administrere og dokumentere støtteordninger)

Hvis behandlingen baseres på samtykke, kan dette til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket forud herfor.

CPR-nr.: I forbindelse med ansøgningen modtager FFD ansøgerens CPR-nr., som oplyses af ansøgeren selv som led i ansøgningen.

CPR-nr. behandles alene i det omfang, det er nødvendigt for entydig identifikation af ansøgeren samt administration og eventuel udbetaling af støtte. Hvis ansøger opnår støtte, kan CPR-nr. deles med den relevante højskole i det omfang, det er nødvendigt for administration og udbetaling.

Behandlingen af CPR-nr. sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens § 11. Oplysningen opbevares sikkert, behandles fortroligt og er kun tilgængelig for medarbejdere med et sagligt behov. CPR-nr. opbevares ikke længere end nødvendigt i forhold til formålet og gældende lovgivning.

4.4 Brug af hjemmeside og digitale løsninger

Når du besøger ffd.dk, hojskolerne.dk eller andre hjemmesider, som drives af FFD, indsamles oplysninger om brugen af hjemmesiden, herunder IP-adresse, browsertype og besøgsadfærd via cookies og lignende teknologier.

Hvis du benytter formularer, tilmeldinger eller kontaktfunktioner på vores hjemmesider, behandler vi de oplysninger, du selv indtaster (fx navn, e-mail, telefonnummer og eventuelle fritekstfelter).

Formål: Drift, statistik og forbedring af brugeroplevelsen samt håndtering af henvendelser, tilmeldinger og formularer
Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse) for teknisk nødvendige cookies, GDPR art. 6, stk. 1, litra a (samtykke) for statistik- og evt. marketingcookies og GDPR art. 6, stk. 1, litra b (aftale) eller f (legitim interesse) for behandling af oplysninger indsendt via formularer og kontaktfelter.

Vi kan i visse tilfælde anvende tredjepartstjenester (fx kort- eller videoindhold), som kan behandle oplysninger efter deres egne vilkår.

FFD foretager ikke automatiserede afgørelser eller profilering med retsvirkning for den registrerede.

4.5 Sociale medier

FFD er til stede på sociale medier (fx Facebook, Instagram, LinkedIn eller andre relevante platforme). Når du besøger eller interagerer med vores profiler, kan der ske behandling af personoplysninger.

Det kan fx være:

• dit navn og profiloplysninger
• kommentarer og opslag
• reaktioner og beskeder sendt til os
• statistiske oplysninger om brugen af vores profiler (indsigtsdata)

Formålet er kommunikation, information om FFDs aktiviteter samt dialog med medlemmer og interessenter.

Behandlingen sker som udgangspunkt på baggrund af GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse) i at kommunikere om vores arbejde.

De sociale medieplatforme behandler også personoplysninger til egne formål. I visse tilfælde kan FFD og platformen være fælles dataansvarlige for indsamling af statistik og indsigt. Vi henviser derfor til den enkelte platforms privatlivspolitik for nærmere information om deres behandling af personoplysninger.

5. Videregivelse og databehandlere

FFD anvender eksterne databehandlere, fx IT-leverandører og systemudbydere, som behandler personoplysninger på vores vegne.

Vi indgår databehandleraftaler, der sikrer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Personoplysninger videregives kun til:

• databehandlere efter instruks
• offentlige myndigheder, hvor det følger af lovgivning
• samarbejdspartnere, hvis det er nødvendigt for formålet

Hvis oplysninger overføres uden for EU/EØS, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andet gyldigt overførselsgrundlag.

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang.

6. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet og i overensstemmelse med lovgivningen.

Eksempler:

• Ansøgningsmateriale til puljer og stipendier opbevares i den periode, der er nødvendig for administration, dokumentation og statistiske formål
• Medlems- og regnskabsoplysninger opbevares i henhold til bogføringslovgivningen
• Oplysninger indsamlet på baggrund af samtykke slettes, når samtykke trækkes tilbage, medmindre andet følger af lovgivning

Vi opfordrer dig til at sikre, at de oplysninger, du giver os, er korrekte og ajourførte. Hvis vi bliver opmærksomme på, at oplysninger er forkerte eller ufuldstændige, retter eller sletter vi dem.

7. Dine rettigheder

Du har efter GDPR ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet i visse tilfælde
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod behandling
• at få dine oplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet)
• at trække samtykke tilbage

Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at behandlingen af dine oplysninger ikke sker lovligt.

8. Cookies

FFD anvender cookies på ffd.dk og hojskolerne.dk.

Du kan læse mere om hvilke cookies, der anvendes, til hvilke formål, og hvordan du kan ændre eller trække dit samtykke tilbage, i vores særskilte cookiepolitik på hjemmesiden.

9. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på ffd.dk.